von Kim Lars Erdmann
WoVe steht für Workflow Verbesserung und verfolgt genau das, was der Name verspricht. Das System übernimmt einfache Vorgänge automatisch und unterstützt die Mitarbeitenden dabei, ihren täglichen Arbeitsaufwand spürbar zu reduzieren. Ziel des Projekts ist es, unsere Arbeitsprozesse zu vereinfachen, indem alle Aufträge zentral gesammelt und so verteilt werden, dass sie möglichst effizient bearbeitet werden können.
Das WoVe wurde direkt in SAP eingebunden und ist in drei zentrale Bereiche unterteilt: Hotline, Kundenkonto und Kündiger. Die Hotline erfasst Reklamationen und Unterbrechungen, im Kundenkonto werden alle SEPA-Lastschriftmandate verwaltet, und im Kündiger-Bereich gehen sämtliche Kündigungen ein. Diese klare Struktur ermöglicht eine automatische Zuordnung der Kundenanliegen und sorgt dafür, dass Mitarbeitende jederzeit den Überblick behalten.
Ein wesentlicher Vorteil besteht darin, dass das System jedem Mitarbeitenden zehn Aufträge zuweist, die nacheinander abgearbeitet werden. Die einzelnen Aufgaben können ausschließlich von der Person bearbeitet werden, der sie zugeteilt wurden. Dadurch wird das Risiko von Doppelarbeit oder versehentlich mehrfach vergebenen Aufträgen deutlich reduziert – ein Problem, das zuvor immer wieder auftrat. Gleichzeitig entfällt der zusätzliche Abstimmungsaufwand mit Kolleginnen und Kollegen.
Wie man daraus erkennen kann, zielt WoVe vor allem auf eine verbesserte Prozessstruktur und eine höhere Effizienz ab. Zudem kann das System bestimmte Aufträge vollständig automatisch bearbeiten und abschließen, sofern alle erforderlichen Informationen vorliegen.
Nach einer neun monatigen Vorbereitungs- und Einführungsphase ist das Projekt nun seit über vier Wochen aktiv im Einsatz. Erste Erfahrungen zeigen, dass die Arbeitsabläufe bereits spürbar strukturierter und effizienter geworden sind. Wir beobachten die Entwicklung mit großem Interesse und sind gespannt, wie WoVe unsere Prozesse künftig weiter verbessern wird.